Tietosuojaseloste

Tämä on Koirat kasvatus- ja kuntoutustyössä ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 15.6.2018.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä on Koirat kasvatus- ja kuntoutustyössä ry
Hundar inom fostran och rehabilitering rf

Y-tunnus 2374594-5

Hietapellontie 32 B

00730 HELSINKI

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö on Sanni Laitila, Ritolantie 145, 63660 Ähtärinranta
puhelin: 0509100073
email: varapuheenjohtaja@kasvatus-kuntoutuskoirat.fi

Rekisteröidyt

Rekisterissä oleva henkilö on joko a) yhdistyksen jäsen, b) jättänyt yhteystietonsa lomakkeella yhdistyksen hallinnoimissa verkkopalveluissa, c) osallistunut yhdistyksen järjestämiin koirakokeisiin, d) tilannut tuotteita jäsentuotekaupasta tai e) muuten ilmaissut suostumuksensa rekisteriin lisäämiselle.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitoon ja yhdistyksen viestintään.

Yhdistyksen hallinnoimat verkkopalvelut:

www.kasvatus-kuntoutuskoirat.fi

Koirat kasvatus- ja kuntoutustyössä jäsentuoteverkkokauppa https://holvi.com/shop/koiratkasvatusjakuntoutustyossa/

Koirat kasvatus- ja kuntoutustyössä ry yhdistyksen virallinen Facebook sivu https://www.facebook.com/KoiratKasvatusJaKuntoutustyossaRy/

Koirat kasvatus- ja kuntoutustyössä ry yhdistyksen jäsenten keskusteluryhmä/ suljettu Facebook sivu
https://www.facebook.com/groups/126201464199579/

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

–          Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;

–          Rekisteröidyn kotipaikka;

–          Rekisteröidyn sähköpostiosoite;

–          Rekisteröidyn puhelinnumero;

–          Sähköisen viestinnän tunnistetiedot

Rekisteriin tallennetaan myös muut vapaavalintaiset henkilön itsensä kirjoittamat tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Manuaalinen aineisto

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Jäsentietojärjestelmä Neptoniin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Jäsenen tietoja voidaan luovuttaa vain jäsenen tai tämän täysi-ikäisen huoltajan yksilöidyllä, kirjallisella suostumuksella tai lakiin perustuen.

Henkilötiedot ovat suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla. Jäsentietoja ei käytetä yhdistyksen ulkopuoliseen markkinointiin.

Tiedot hävitetään rekisteröityneen pyynnöstä.

Rekisteriin liitetyllä henkilöllä on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan Sanni Laitilalle.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei siirretä.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Jäsenrekisteritiedot säilytetään sähköisessä jäsenrekisterissä. Jäsentuoteverkkokaupan tiedot tallennetaan digitaalisen taloushallinnan järjestelmä Holviin.

Työnäyttöjen videoidut tallenteet palautetaan työnäyttöä suorittavalle. Sähköpostitse lähetetyt työnäytöt  poistetaan palautteenannon jälkeen koirakoevastaavan toimesta.

Tapahtumiin ilmoittautuneiden tietoja säilytetään Nepton jäsentietorekisterissä. Tapahtuman jälkeen tiedot hävitetään. Samoin osallistujien arkaluontoiset tiedot (esim. erityisruokavaliot) hävitetään tapahtuman jälkeen.

Seminaarin ilmoittautumis- ja laskutustiedot poistetaan seminaariverkkokaupasta puolen vuoden kuluttua seminaarin järjestämisestä.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.7.2018.